Вернуться к блогу
Hola, Amigos! Меня зовут Артем, и я CTO компании Amiga.
Мы в Amiga используем Planfix для работы над проектами и постепенно настроили его под свои процессы. Поэтому в этой статье хочу поделиться нашим опытом и показать, как настроить Planfix с нуля, какие настройки действительно нужны команде и на что стоит обратить внимание в самом начале.
Planfix — система для управления проектами, задачами и рабочими процессами компании. В ней можно вести проекты, ставить задачи команде, работать с клиентами, настраивать отчёты, автоматические сценарии и интеграции. Мы использовали Planfix именно как единую рабочую среду для команды и клиентов.
Материал будет полезен бизнес-аналитикам, project-менеджерам, тимлидам и руководителям студий разработки — всем, кто хочет навести порядок в задачах, проектах и рабочих процессах команды.
Когда мы начинали развивать Amiga, всё приходилось выстраивать практически с нуля. Не было ни налаженных процессов, ни CRM, ни единой системы, в которой команда могла бы вести проекты и общаться с клиентами.
Перед нами стояло несколько простых, но важных задач:
По сути, нам нужен был один инструмент, который помог бы собрать всю эту работу в одном месте.
Изображение: KC Green
Сразу писать собственную систему мы даже не рассматривали. На старте это означало бы потратить много времени и денег на то, что уже можно было взять готовым.
Jira тоже не подошла: на тот момент для нас было важно контролировать расходы и не усложнять инфраструктуру без необходимости. Поэтому решили попробовать Яндекс Трекер. Пользовались им около двух месяцев, но в итоге поняли, что он не очень подходит под наши процессы.
Главная проблема была в комментариях к задачам: мы не могли нормально разделять внутреннее обсуждение и общение с клиентом. Получалось, что если в задаче есть заказчик, он видит и то, что предназначено только для команды.
Пробовали разделять задачи на «для клиента» и «для разработки». Менеджеры, думаю, до сих пор помнят этот прекрасный период. 🙂
В итоге от этой идеи отказались и стали искать другой вариант.
Изображение: из фильма «Очень страшное кино 2»
Следующим вариантом стал Planfix. На первый взгляд в нём было всё необходимое для нашей работы: задачи, проекты, взаимодействие с клиентами и достаточно гибкие настройки. При этом стоимость сервиса оставалась для нас приемлемой.
Отдельно понравилось, что Planfix постоянно развивается, а команда поддержки довольно оперативно отвечает на вопросы. Для системы, которую нужно подстраивать под собственные процессы, это действительно важно.
В итоге мы остановились на Planfix и начали настраивать его под себя.
И вот тут выяснилось самое интересное: сам сервис — это только половина дела. Можно подключить Planfix за несколько минут, но чтобы он действительно помогал команде, нужно сначала разобраться в структуре проектов, задачах, ролях, статусах и правах доступа.
Мы перелопатили немало обучающих материалов, прежде чем пришли к той схеме, которой пользуемся сейчас.
При этом важно понимать: универсальной настройки Planfix не существует. То, что удобно работает у нас в Amiga, совершенно не обязательно подойдёт другой компании. Поэтому дальше я буду показывать именно наш подход — а вы уже сможете адаптировать его под свои процессы.
В Planfix можно настроить разные процессы для разных типов задач. У нас основные флоу связаны с разработкой и поддержкой проектов.
Любая задача на разработку проходит примерно один и тот же путь — от формулировки требований и оценки до разработки, code review и тестирования.
Сначала менеджер собирает требования по задаче и передаёт её тимлиду. Тимлид проверяет, хватает ли информации для работы, уточняет технические детали и отправляет задачу разработчикам на оценку.
После оценки тимлид проверяет трудозатраты, при необходимости обсуждает с командой варианты реализации и возвращает задачу менеджеру. Тот уже согласовывает оценку с клиентом.
Сама оценка хранится в отдельной аналитике с разбивкой по специалистам, которые участвуют в работе. Это позволяет потом строить отчёты и смотреть, насколько точно команда оценивает задачи, насколько эффективно используется время и рентабельны ли проекты.
После согласования задача отправляется разработчику. Когда работа закончена, разработчик переводит её на тимлида для code review. Если всё хорошо, задача отправляется на тестирование. Результат тестирования принимает менеджер.
Для этого процесса в Planfix мы настроили такие основные статусы:
Оценка
Требуется информация
В работе
Code Review
Можно тестировать
Тестирование
Выполненная
Есть и несколько служебных статусов, которые используются реже: например, «Отменённая» или «Отложенная».
Получилась довольно простая схема: по статусу сразу понятно, на каком этапе находится задача и кто сейчас должен с ней работать.
Для контроля клиентских задач мы сделали отдельную доску. Она доступна заказчикам, поэтому клиент в любой момент может посмотреть, что происходит с его задачами и на каком этапе находится каждая из них.
У разработчиков всё ещё проще. Они обычно работают со стандартным списком задач: открыли Planfix, посмотрели, что нужно сделать сегодня, взяли следующую задачу в работу.
При этом мы не смешиваем клиентские и внутренние задачи. Внутри компании есть отдельные процессы для согласования документов, онбординга новых сотрудников и других внутренних задач. Для них настроены свои статусы и сценарии.
В результате Planfix у нас не просто хранит список задач, а отражает весь процесс работы над задачей — от запроса клиента до готового результата.
После того как основные процессы в Planfix заработали, мы начали автоматизировать всё, что можно было не делать руками. Это, пожалуй, одна из самых полезных возможностей системы: один раз настраиваешь сценарий — дальше Planfix сам выполняет рутинные действия.
Например, мы настроили автоматические уведомления и смену исполнителей в зависимости от того, что происходит с задачей.
Изменился статус — может измениться исполнитель. Произошло определённое событие — нужный сотрудник получает уведомление. Такие мелочи экономят довольно много времени, особенно когда в работе одновременно десятки задач.
Без метрик сложно понять, какие процессы действительно работают хорошо, а какие пора менять.
В Planfix есть конструктор отчётов, с помощью которого можно собрать нужную аналитику под свои задачи. Мы используем её, например, чтобы смотреть оценки задач, загрузку специалистов, эффективность работы и рентабельность проектов.
Для нас это важно не только ради красивых графиков. По этим данным можно понять, где мы ошибаемся в оценках и что можно улучшить в самом процессе разработки.
Ещё один сценарий мы настроили для онбординга.
Когда в Planfix добавляется новый сотрудник, автоматически создаётся задача со всеми необходимыми материалами: регламентами, инструкциями и другой информацией, которая нужна человеку на старте.
Раньше коллегам приходилось отдельно отправлять всё это новичкам и объяснять, где что искать. Теперь большая часть информации собрана в одном месте, а процесс знакомства с компанией стал гораздо понятнее.
Есть у нас и более специфичная автоматизация.
Крупные проекты мы часто оцениваем ещё на этапе пресейла. Для этого используем таблицу с формулами, где фиксируем предполагаемые фичи и трудозатраты.
Но когда проект запускается, все эти задачи нужно перенести в Planfix для дальнейшего планирования ресурсов. Делать это вручную — занятие довольно скучное и трудоёмкое.
Поэтому мы написали макросы, которые переносят задачи из сметы в Planfix автоматически. Несколько нажатий — и вместо пустого проекта появляется набор готовых задач.
Невероятная магия. :)
Команда у нас общается в Telegram, поэтому мы настроили уведомления из Planfix в мессенджер.
В основном туда приходят изменения по задачам и комментарии, в которых кого-то упомянули. Это удобно: не нужно постоянно держать Planfix открытым, чтобы не пропустить важное сообщение.
Когда забываешь про день рождения коллеги, в мире грустит один котик. Вместе с коллегой.
Поэтому мы настроили ещё один простой сценарий: Planfix присылает уведомление примерно за неделю до дня рождения сотрудника. Времени подготовиться к поздравлению хватает. :)
Ещё одна полезная возможность Planfix — входящие вебхуки. С их помощью можно передавать в систему данные из внешних сервисов и автоматически запускать нужные действия.
У нас такая интеграция настроена с GitLab. Когда разработчик сливает ветку, в которой находятся изменения по определённой задаче, соответствующее свойство задачи в Planfix автоматически меняется.
В итоге тимлид видит, на каком этапе находится задача, не проверяя вручную GitLab и не задавая разработчику лишних вопросов.
Для нас автоматизация в Planfix в итоге стала не отдельной «фишкой», а способом убрать из работы команды как можно больше повторяющихся действий.
Мы довольны тем, что в итоге получилось с Planfix. Но считать настройку законченной мы точно не собираемся.
Периодически от сотрудников прилетает хейт. Обычно по двум причинам: кто-то привык работать по-другому, а кто-то просто не знает, как сделать нужное действие в системе.
Мы решили не спорить с этим, а собирать такие моменты в отдельной таблице. Если несколько человек сталкиваются с одной и той же проблемой, обсуждаем её вместе и думаем, как можно сделать процесс удобнее.
И, на мой взгляд, это абсолютно нормальная история. Невозможно один раз настроить Planfix так, чтобы он сразу идеально подошёл всем. Любая система развивается вместе с компанией: меняются процессы, команда, проекты — и настройки приходится менять тоже.
Автоматизация заметно упрощает жизнь, поэтому дальше хотим переводить в автоматические сценарии ещё больше рутинных операций.
В первую очередь — всё то, что сейчас приходится делать вручную и регулярно.
Ещё одно направление развития — аналитика. Хотим постепенно перенести больше отчётов и расчётов из таблиц непосредственно в Planfix.
Например, чтобы оценивать рентабельность сотрудников и отдельных проектов прямо в системе, а не собирать эти данные вручную.
По сути, настройка Planfix для нас — это не законченный проект, а постоянная работа над процессами. Что-то автоматизируем, что-то упрощаем, что-то переделываем — и постепенно система всё лучше подстраивается под нашу работу.
Спасибо, что дочитали до конца. Буду рад, если поделитесь своим опытом настройки Planfix или расскажете, какие сценарии используете у себя. Ну и, конечно, отвечу на вопросы. Поэтому не прощаюсь :)
За время работы с Planfix мы поняли простую вещь: ценность системы не в количестве функций, а в том, насколько хорошо она вписывается в реальные процессы команды.
Мы начинали с базовых задач — разработки, поддержки, работы с клиентами и контроля сроков. Постепенно добавили автоматизацию, отчёты, интеграции и внутренние сценарии. Что-то получилось сразу, что-то пришлось несколько раз переделывать.
Поэтому если вы только начинаете настраивать Planfix, не пытайтесь повторить нашу систему целиком. Начните с процессов, которые действительно есть в вашей компании, настройте их, дайте команде поработать и только потом добавляйте новые сценарии.
В нашем случае именно такой постепенный подход и позволил превратить Planfix из обычного таск-трекера в инструмент, который действительно помогает управлять работой команды.
